فرآیند هستخدام کارمندان را تقویت کنید

۲۳ آبان ۱۳۹۶ طراحی

کسانی که در واحدهای منابع انسانی فعالیت می‌کنند، حتما نام «سیستم‌های ردیابی متقاضیان» (ATS) را شنیده‌اند. این سیستم‌ها که به‌صورت نرم‌افزار در دسترسند به واحدهای منابع انسانی کمک می‌کنند تا به درخوهست‌های شغلی رسیدگی کرده و فرآیند جذب نیرو را مدیریت کنند. اما انتخاب یک سیستم مناسب که پاسخگوی نیازهای سازمان به همراهشد، یک چالش بزرگ هست که غلبه بر آن، نیازمند صرف زمان و بررسی جوانب هست.

 کسانی که در واحدهای منابع انسانی فعالیت می‌کنند، حتما نام «سیستم‌های ردیابی متقاضیان» (ATS) را شنیده‌اند. این سیستم‌ها که به‌صورت نرم‌افزار در دسترسند به واحدهای منابع انسانی کمک می‌کنند تا به درخوهست‌های شغلی رسیدگی کرده و فرآیند جذب نیرو را مدیریت کنند. اما انتخاب یک سیستم مناسب که پاسخگوی نیازهای سازمان به همراهشد، یک چالش بزرگ هست که غلبه بر آن، نیازمند صرف زمان و بررسی جوانب هست.

فرآیند هستخدام کارمندان را تقویت کنید

برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، انتخاب یک سیستم ردیابی متقاضیان، نه‌تنها خوشایند نیست، بلکه بیشتر شبیه یک کابوس هست. آنچه می‌خوانید، یک راهنمای فشرده اما جامع در رابطه به همراه انتخاب یک سیستم ردیابی مناسب هست.

جالب اینجهست که انتخاب یک سیستم مناسب تا حدی شبیه فرآیند جذب نیرو و انتخاب یک کارمند جدید هست. در وهله اول، به همراهید محیط سازمان را ارزیابی کنید. نیازهای اساسی شما چیستند؟ در حل چه مشکلاتی تبحر دارید؟ تفکر دربه همراهره نیازهای اساسی کمک می‌کند تا به حواشی نپردازید و به این ترتیب در زمان صرفه‌جویی کنید.

پس از تعیین معیارهای انتخاب، به همراهید تک‌تک گزینه‌های موجود را بررسی کنید و ببینید خدمات کدام‌یک از آنها به همراه نیازهای شما بیشتر همخوانی دارد. معرفی یک سیستم جدید در سازمان می‌‌تواند تاثیرات و پیامدهای بسیاری داشته به همراهشد. انتخاب یک سیستم مناسب به شما کمک می‌کند تا فرگروه طراحیای جذب و هستخدام را تقویت کنید.

البته، هرچه قدرت شما بیشتر به همراهشد، مسوولیت‌تان نیز بیشتر هست. ممکن هست سیستمی را انتخاب کنید که هیچ یک از کارکنان به همراه آن ارتبه همراهط برقرار نکنند یا بدتر، به جای اصلاح فرگروه طراحیای هستخدام، به همراهعث ایجاد اختلال شود. همه شما را مسوول می‌دانند پس بهتر هست برای این تصمیم مهم به شانس اکتفا نکنید.

نکته: بر خلاف سیستم‌های ارتبه همراهط به همراه مشتری یا حسابداری که کاربران خاص خود را دارند، سیستم‌های ردیابی متقاضیان، دارای طیف وسیعی از کاربران هستند. این یعنی از مدیران هستخدام گرفته تا مدیران اجرایی و مصاحبه‌کنندگان، همه تا حدی به همراه این سیستم‌ها سر و کار دارند.

بنابراین، برای شناسایی نیازهای اساسی به همراهید تمامی اعضای تیم خود را در فرآیند ارزیابی و انتخاب سهیم کنید. ممکن هست تصور کنید که به همراه برقراری چند تماس یا اجرای نسخه آزمایشی، وقت خود را هدر داده‌اید اما فراموش نکنید که هزینه‌های یک سیستم نامناسب به مراتب بیشتر از زمانی هست که برای یک انتخاب هوشمندانه صرف می‌کنید.

  تفاوت میان ATS و ابزارهای کاریابی

اگر شما نیروهای کار خود را خودتان انتخاب می‌کنید، بهترین گزینه برای شما «سیستم‌های ردیابی شرکتی» هستند. این سیستم‌ها، پلت‌فرم‌هایی هستند که به همراه هدف مدیریت و سازماندهی هستخدام‌های داخلی (internal hiring) برای واحدهای هستخدام و منابع انسانی طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها تک تک تعاملات میان متقاضی و مسوولان مصاحبه را مدیریت می‌کنند. این نرم‌افزارها معمولا دارای این قابلیت‌ها هستند:

  ابزارهایی برای درخوهست و تایید مشاغل

   نرم‌افزار زمان‌بندی مصاحبه‌ها که در سیستم ایمیل شرکت گنجانده شده هست

  قابلیتی برای برقراری ارتبه همراهط میان مدیران هستخدام و جمع‌آوری به همراهزخوردهای جلسات مصاحبه

  سیستم تجزیه و تحلیل هستخدام برای اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد، ازجمله نرخ تبدیل

  شاخص‌های پیروی از قوانین برای حفظ امنیت شما

  معرفی کامل و جامع سازمان که تجربه فوق‌العاده‌ای را به متقاضی پیشنهاد می‌کند

  سیستم‌های بررسی پیشینه متقاضی، سابقه اعتیاد و ارزیابی‌های قبل از غربه همراهلگری

   شرح مفصل جریان کار و داشبوردهای جامع (ارائه داده‌ها از طریق ابزارهای متنی و گرافیکی).

اما آژانس‌های کاریابی که وظیفه جذب نیرو برای سایر شرکت‌ها را بر عهده دارند، از ابزارهای جذب نیرو هستفاده می‌کنند. ابزار جذب نیرو به تکنولوژی‌هایی اطلاق می‌شود که آژانس‌ها برای مدیریت پروژه‌های هستخدام خارجی(external recruiting) از آنها هستفاده می‌کنند. این سیستم‌ها به همراه هدف کمک به آژانس‌ها برای مدیریت متقاضیان و اطلاعات تماس آنها طراحی شده‌اند.

اصلی‌ترین قابلیت این سیستم‌ها، جست‌وجوی متقاضیان و مدیریت سفارشات کار هست. این سیستم‌ها دربه همراهره جریان کار توضیحی نمی‌دهند چرا که به همراه هدف ادغام در فرگروه طراحیای داخلی سازمان طراحی نشده‌اند. و در نهایت اینکه، تجزیه و تحلیل به‌کار رفته در این سیستم‌ها تنها به همراه هدف ارزیابی عملکرد آژانس طراحی شده‌ هست، بنابراین نمی‌توانند داده‌های مربوط به مسوولان مصاحبه و متقاضیان را در این ارزیابی‌ها تاثیر دهند.

نکته: شرکت‌هایی که ادعا می‌کنند نرم‌افزارهایشان متناسب به همراه نیازهای هر دو گروه (کارفرمایان و آژانس‌های کاریابی) طراحی شده، معمولا نمی‌توانند رضایت هیچ یک از طرفین را جلب کنند. اگر شرکتی نرم‌افزارش را به شما پیشنهاد کرد، از آنها بپرسید که «مشتری شما چه کسانی هستند، کارفرمایان یا آژانس‌های کاریابی؟» اگر جواب واضحی دریافت نکردید، از آنها خرید نکنید.حالا که مرز میان این دو نرم‌افزار را مشخص کردیم، نوبت به مرحله بعد می‌رسد. طبیعتا، شما به تک‌تک شرکت‌های عرضه‌کننده این سیستم‌ها دسترسی ندارید. پس به همراهید ابتدا فرآیند انتخاب سیستم و تاریخ مورد نظرتان برای راه‌اندازی آن را مشخص کنید.

  تعیین خط زمانی و تاریخ اجرا

درست مثل هر پروژه دیگری، این پروژه نیز نیازمند زمان‌بندی هست. ابتدا تاریخ پایان پروژه را مشخص کنید. در این مورد، پایان پروژه همان روز فعال‌سازی سیستم هست. شما برای فعال‌سازی کامل این سیستم به یک ماه زمان نیاز دارید. پس به همراهید یک ماه قبل از فعال‌سازی، به یک جمع‌بندی برسید. تکمیل تحقیقات، انجام تماس‌ها و اجرای نسخه‌های آزمایشی نیز حدودا یک ماه زمان می‌برد. این یعنی فرآیند انتخاب یک سیستم جدید، از مرحله تحقیقات تا مرحله فعال‌سازی، حدودا هشت هفته طول می‌کشد.

  یک طرح کلی از فرآیند انتخاب

شاید بخواهید پیش از انتخاب سیستم، تحقیقات جامع به عمل آورید، اما زمان شما محدود هست. کلید موفقیت در انتخاب یک سیستم، تهیه یک طرح ساختارمند هست که مراحل انتخاب سیستم را مشخص کند. این طرح کمک می‌کند تا قابلیت‌های سیستم‌ها را بررسی کنید و روند پیشرفت خود را زیر نظر داشته به همراهشید. فرآیند انتخاب شامل سه مرحله هست:

تحقیقات مستقل: برای شروع بهتر هست سراغ همتایان خود بروید. پرس و جو کنید. بپرسید که براساس چه منطقی سیستم مورد نظر خود را انتخاب و در چه مواردی از این سیستم‌ها هستفاده کرده‌اند. همچنین در اینترنت جست‌وجو کنید. در بعضی از وب‌سایت‌ها می‌توانید نظرات کاربران دربه همراهره این سیستم‌ها را مطالعه کنید.

تماس‌های اکتشافی: پیش از اجرای نسخه آزمایشی، دست‌کم به همراه یکی از فروشنده‌های این سیستم‌ها تلفنی صحبت کنید. دربه همراهره قابلیت‌های سیستم سوال کنید و بپرسید که کسب‌وکارهای مشابه شما (از نظر اندازه و نوع فعالیت) از خرید خود راضی بوده‌اند یا خیر. پیش از قبول ملاقات حضوری یا نسخه آزمایشی، از قیمت و مدت زمان قرارداد اطمینان حاصل کنید.

اجرای نسخه آزمایشی: این روزها بسیاری از خرید و فروش‌ها از طریق اینترنت انجام می‌شود. ملاقات‌های اینترنتی به یک موضوع عادی تبدیل شده. اجازه دهید فروشنده قرار ملاقات را تعیین کند. یک فروشنده خوب کسی هست که براساس اطلاعاتی که از تماس تلفنی دریافت کرده، یک نسخه آزمایشی مناسب را به شما ارائه دهد. او به همراهید بتواند این نسخه را به طور «زنده» به نمایش بگذارد نه به‌صورت پاورپوینت. اگر او به حضور یک مهندس در این ملاقات اصرار داشت، این یعنی برنامه به شدت پیچیده هست و نه شما و نه اعضای تیمتان نمی‌توانید حتی از نسخه آزمایشی آن سر در بیاورید.

نکته: نسخه‌های رایگان که برای مدت محدود قابل هستفاده هستند به هیچ وجه توصیه نمی‌شوند. شما برای فعال‌سازی یک سیستم ردیابی به همراهید چند مرحله اساسی را طی کنید. اگر فروشنده یک نسخه رایگان را به شما پیشنهاد کند، این مراحل به درستی طی نخواهند شد.

وقتی این مراحل را پشت سر می‌گذارید، دیر یا زود به سیستمی برمی‌خورید که از نظر کارکرد به همراه نیازهای‌تان متناسب هست. اما این برای تصمیم‌گیری کافی نیست. پیش از خرید محصول، به همراهید شروط قرارداد، مدل قیمت‌گذاری سیستم، فرآیند اجرا و پیشنهادهای مربوط به پشتیبه همراهنی را نیز در نظر داشته به همراهشید.

  درک ساختار قیمت‌گذاری

سیستم‌های مدرن، قراردادهای مدرن: قراردادهای امروز که از آنها به همراه عنوان «توافق‌نامه کاربر» یا «شرایط هستفاده از خدمات» یاد می‌شود طولانی و خسته‌کننده‌اند اما به همراهید آنها را بخوانید و درک کنید. این قراردادها مسوولیت‌های طرفین را مشخص می‌کنند. از فروشندگانی که قرارداد نمی‌بندند، دوری کنید. البته، نیازی به قراردادهای سختگیرانه نیست. خوشبختانه طی ۱۰ سال گذشته، برای درج قراردادهای فروش نرم‌افزار از یک زبه همراهن مشترک و هستاندارد هستفاده می‌شود.

مدت قرارداد: از فروشندگانی که قراردادهای چندین و چند ساله می‌طلبند، دوری کنید. هستخدام، یکی از پویاترین فرگروه طراحیای هر کسب‌وکاری هست. اقتصاد جهان گاهی به یک مو بند هست و نوسانات آن می‌تواند منابع و بودجه هستخدام را به شدت تحت تاثیر قرار دهد. مدت قرارداد شما به همراه این فروشندگان نبه همراهید بیش از یک سال به همراهشد. شما به همراهید آزادی عمل داشته به همراهشید تا هر وقت که خوهستید، سیستم‌ها را تغییر دهید.

عاقلانه خرج کنید: به همراه توجه به انبوه سیستم‌های موجود در به همراهزار، قیمت‌گذاری‌ها نیز می‌تواند متنوع به همراهشد. رایج‌ترین هستراتژی قیمت‌گذاری، قیمت‌گذاری بر اساس نوع کاربری یا قابلیت‌های محصول هست. از فروشندگانی که بر اساس تعداد مشاغل یا آگهی‌ها از شما پول می‌گیرند، دوری کنید. هزینه‌های اضافی می‌تواند به بودجه هستخدام شما هسترس وارد کند و این هسترس پس از مدتی به مشتریان شما نیز منتقل خواهد شد.

  برنامه فعال‌سازی: مراحل و خط زمانی

پس از انتخاب سیستم، نوبت به مرحله «پذیرش» می‌رسد. درست مثل هستخدام یک نیروی جدید، به همراهید برای این مرحله نیز یک خط زمانی تعیین کنید. در واحدهای منابع انسانی به این مرحله «پیاده‌سازی» می‌گویند. مراقب به همراهشید. علت اصلی شکست این سیستم‌ها، کمبود قابلیت‌ها نیست، بلکه ناتوانی در فعال‌سازی سیستم هست.

فروشنده سیستم به همراهید ضمانت کند که سیستم به درستی اجرا خواهد شد. همچنین خط زمانی و حجم فعالیت‌های لازم برای فعال‌سازی را نیز در نظر داشته به همراهشید. اینکه یک سیستم هزاران قابلیت داشته به همراهشد، کافی نیست. وقتی فعال‌سازی یک سیستم چندین ماه طول می‌کشد، ناگزیر از پروژه‌های دیگر، مثل هستخدام نیروهای جدید غافل می‌شوید. دوره پروژه‌های وقت‌گیر و طولانی به پایان رسیده. برنامه شما به همراهید چابک، سبک و چندکاربردی به همراهشد. ما برای رواج این ایده، به جای پیاده‌سازی از واژه «فعال‌سازی» هستفاده می‌کنیم.

  مراحل فعال‌سازی

۱. جمع‌آوری داده‌ها: برای شروع، بسیاری از فروشندگان از شما می‌خواهند اطلاعات مربوط به فرگروه طراحیای هستخدام شرکت را در اختیار آنها قرار دهید. فروشندگان به همراه کمک این اطلاعات می‌توانند حساب کاربری شما را به نحوی راه‌اندازی کنند که پاسخگوی نیازهایتان به همراهشد.

۲. تماس اولیه: طی این تماس، مدیر فعال‌سازی دربه همراهره مدت زمان و انتظارات متقابل صحبت می‌کند و به سوالات شما پاسخ می‌دهد. بهتر هست در این جلسه، مسوولان فنی و منابع انسانی نیز حضور داشته به همراهشند تا به همراه نقش‌ها و وظایف خود آشنا شوند.

۳. پیکربندی حساب کاربری: اطلاعات به دست آمده از تماس اولیه به تیم راه‌اندازی کمک می‌کند تا حساب کاربری شما را پیکربندی کنند. شما این فرآیند را تنها یک به همراهر طی می‌کنید.

۴. آموزش سیستم: سیستم‌های امروزی به برنامه‌های آموزشی پیچیده نیازی ندارند. کاربران می‌توانند در جلسات آموزشی که شرکت فروشنده دایر می‌کند، شرکت کنند.

۵. اتصال سیستم به صفحه آگهی سازمان: برای آنکه میان متقاضیان و سیستم، ارتبه همراهط زنده برقرار شود، به همراهید این سیستم را به صفحه آگهی آنلاین متصل کنید. به محض اتصال، متقاضیان وارد فرآیند جذب نیرو می‌شوند و اینجهست که ارزش اصلی سیستم ردیابی بر شما آشکار می‌شود.

نکته: سیستم را از شرکتی خریداری کنید که به شما در فرآیند فعال‌سازی کمک می‌کند. این روزها، یک عملیات فعال‌سازی موفق، دستاوردی هست که می‌توانید آن را به عنوان یک موفقیت در رزومه خود ذکر کنید.

  پشتیبه همراهنی پس از فعال‌سازی

پس از راه‌اندازی سیستم، همه چیز به همراهید طبق خوهسته و انتظار شما پیش برود. مثلا هر جایگاه شغلی جدید به همراهید بلافاصله در سیستم قرار بگیرد و پس از دریافت درخوهست‌های شغلی، نام افراد به همراهید بلافاصله به‌عنوان متقاضی در سیستم ثبت شود.

به دنبه همراهل یک شریک به همراهشید: فراموش نکنید که ارتبه همراهط شما به همراه فروشنده نبه همراهید بلافاصله پس از انجام معامله به پایان برسد. آموزش و پشتیبه همراهنی، دو عامل مهمی هستند که موفقیت یک سیستم را تضمین می‌کنند. در تماس و جلسات اولیه، نسبت به دریافت خدمات و آموزش از فروشنده اطمینان حاصل کنید.

از آنها بپرسید: «چه خدماتی دریافت خواهیم کرد؟ معیار شما برای سنجش عملکرد تیم‌های پشتیبه همراهنی‌تان چیست، زمان پاسخگویی، مدت زمان حل مساله، نرخ رضایت یا حفظ مشتری؟»  فروشنده‌ای را انتخاب کنید که بتواند به این سوالات پاسخ شفاف دهد و بر کیفیت خدمات مشتری تاکید کند. از آنها بخواهید برای تایید کیفیت خدماتشان، شما را به سایر مشتریان خود ارجاع دهند.

  منابع آموزشی و توسعه شغلی

فروشنده سیستم به همراهید منابع آموزشی لازم را در اختیار شما قرار دهد تا علاوه بر آشنایی به همراه سیستم، از نظر شغلی پیشرفت کنید. وقتی سیستمی به خوبی در فرگروه طراحیای سازمان ادغام می‌شود، دیگر نامش یک نرم‌افزار نیست، بلکه شاهرگ حیاتی سازمان هست که شما را در انجام فعالیت‌های روزانه و مسیر شغلی‌تان یاری می‌کند. به همین علت، فروشنده سیستم به همراهید به‌طور مستمر منابعی فراهم کند که به پیشرفت شما کمک کند.

 فرآیند هستخدام را دگرگون کنید

انتخاب یک سیستم ردیابی متقاضی یک تصمیم مهم هست. خوشبختانه، سکان این کشتی در دستان شمهست. به همراه رعایت نکات ذکر شده، می‌توانید مناسب‌ترین سیستم را انتخاب کنید.

دانلود آهنگ مسعود صادقلو ما به هم میایم